HELP gestione Documenti - Presentazione Flash
In dettaglio,
La Corrispondenza dell'azienda: Lettere in entrata e uscita, documenti circolari a più destinatari, in base a lettere tipo (Modello), consente di utilizzare gli archivi di NPS (anagrafiche, ciclo attivo e passivo, prima nota, ecc.) per creare, archiviare e inviare ogni tipo di documento (email, posta normale o online, ecc.)
I documenti inviati e ricevuti sono organizzati in cartelle condivisibili : Corrispondenza, Lettere o documenti in Entrata e Uscita, Acquisti (Documenti del ciclo passivo), Stampe fiscali (Libro giornale e Registri IVA, oltre a Bilanci, estratti conto ecc.); Documenti collegati con registrazioni di Prima Nota (acquisite da scanner); Vendite (documenti del ciclo Attivo), Allegati : copia files con link da percorsi diversi dalla cartella radice impostata
La scansione dei documenti registrati in NPS (ciclo passivo : Ordini, DDT, fatture ma anche contratti ) sono gestiti nella registrazione per essere visualizzati su richiesta.
I documenti del ciclo attivo (Offerta, Ordine, Fattura o Contratto con i relativi allegati) sono archiviati in PDF e collegati alla registrazione
1. Acquisti (Documenti del ciclo passivo)
Contratti : la scheda contiene i campi gestiti da NPS con il riepilogo degli Ordini e delle Fatture, il Contratto sottoscritto con il Fornitore può essere archiviato da scanner con un solo click, il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Contratti" nel percorso predefinito.
Ordini a Fornitori : oltre ai dati della scheda NPS potrà essere salvato eventuale documento allegato (acquisito da scanner), il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Ordini For." nel percorso predefinito.
Fatture ricevute : dopo la registrazione sia in "Acquisti" sia in "Prima Nota" il documento sarà acquisito e archiviato da scanner, nella Cartella "Fatture" nel percorso predefinito.
2. Lettere o documenti in Entrata - Uscita e lettere circolari a più destinatari e in base ad un Modello. Protocollo anche per PRG e P.formativo ;
Corrispondenza in Entrata potrà essere acquisita dallo scanner con attribuzione del protocollo in Entrata , Da (Archivio), data documento e ricezione, oggetto.
La corrispondenza in Uscita potrà essere realizzata con l'utilizzo delle anagrafiche di NPS e poi inviata a stampante o, in PDF, a eMail.
Con l' inserimento del testo nei campi : Oggetto, riferimento, firma e corpo della lettera (compreso formattazione); quindi archiviazione in PDF e invio a stampante, eMail con relativi allegati
3. Stampe fiscali (Libro giornale e Registri IVA, oltre a Bilanci, estratti conto ecc.); Le stampe fiscali di Libro giornale e Registri IVA potranno essere salvate in PDF nelle rispettive Cartelle nel percorso predefinito.
4. Documenti collegati con registrazioni di Prima Nota (acquisite da scanner); dopo la registrazione in "Prima Nota" il documento sarà acquisito da scanner, il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "prima Nota" nel percorso predefinito con Nr. protocollo o, in mancanza, Nr. Riferimento e data registrazione.
5. Vendite (documenti del ciclo Attivo)
Contratti : la scheda contiene i campi gestiti da NPS con il riepilogo degli Ordini e delle Fatture, il Contratto sottoscritto con il Cliente può essere archiviato da scanner con un solo click, il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Contratti" nel percorso predefinito.
Offerte a Clienti : oltre ai dati della scheda NPS potrà essere salvato eventuale documento allegato (acquisito da scanner), il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Offerte Cli." nel percorso predefinito.
Ordini a Clienti : oltre ai dati della scheda NPS potrà essere salvato eventuale documento allegato (acquisito da scanner), il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Offerte Cli" nel percorso predefinito.
Fatture emesse : dopo la registrazione sia in "Acquisti" sia in "Prima Nota" eventuale allegato al documento sarà acquisito e archiviato da scanner, il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Fatture" nel percorso predefinito.
Documenti Circolari e Stampa unione
Una Lettera circolare a più Utenti (archivio di NPS) potrà essere archiviata in un Modello da richiamare per poi collegare a più archivi. Il documento in PDF (con in indirizzo i vari destinatari) potrà essere direttamente inviato come eMail oppure stampato per altri utilizzi.
Potrà inoltre, essere creato un documento per ogni destinatario con i dettagli Mittente ( personalizzato ). Notare che in Documenti E.U. possiamo scrivere la lettera con l' elaboratore di testi NPW.
Documenti circolari in base ai MODELLI
In "Documenti EU" se si attiva la spunta su "Modello" , è possibile inserire un nuovo Modello o modificare quelli esistenti.
Notare che il protocollo di entrata o uscita è disattivato, infatti il Modello consente solo di specificare i "Destinatari" , per farlo, dopo avere salvato il modello, agire sull' icona che apre la scheda "Documenti circolari" da cui è possibile selezionare i destinatari dei Documenti in Uscita.
Dal Modello salvato o da uno già esistente, con click sull' icona apre la scheda "Documenti circolari" da cui è possibile selezionare i destinatari dei Documenti in Uscita.
Dalla scheda possiamo filtrare una o più tipi di Anagrafiche (destinatari) e selezionare o deselezionare sia per Gruppi sia singolarmente.
La selezione per Gruppi presuppone che vi sia uno o più campi trascinati in alto a sx (Drag a column ...).