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Contabilità

Piano dei conti ( PdC ) a tre livelli più vari dettagli collegati alle anagrafiche : Clienti, Fornitori, Sedi decentrate, Progetti, Risorse, Enti, Donatori, Associati.

Budget di bilancio e Budget dei vari tipi di Contab. analitica (Progetti, CdC, Commesse).

Contabilità Fiscale (Commerciale) ma anche Istituzionale ed extracontabile:

NPS fornisce report (bilanci, estratti conto, scadenziari, ecc.) separati per i soli movimenti istituzionali o consolidati con i movimenti commerciali (fiscali).

Cruscotto clienti-fornitori da cui è possibile gestire : offerte, ordini, acquisto o vendita; anche quì, una sintesi da cui è possibile avere l'analisi.

Lo Scadenziario è gestito sia per Clienti e Fornitori sia per l' Erario, che consente di gestire i relativi pagamenti periodici ma anche il flusso di cassa mensile (Tesoreria).

Gestione contabile completa delle problematiche fiscali e di controllo dell’azienda e con la massima semplicità. Sintesi per una visione completa e analisi per la gestione dei dettagli.

STIPENDI : Una interfaccia per l' inserimento dei Cedolini stipendi risorse interne ed esterne(Collaboratori, ...) che crea la prima nota con i dati di analitica e dei tributi che generano lo scadenziario erario

TESORERIA : Flusso di cassa contabile e di Progetto con i dettagli dei crediti / debiti ma anche dei relativi costi/ricavi

Cicli Attivo e Passivo : Dei documenti viene gestito il dettaglio (righe) per merce, servizi, cespiti. Sono gestite le varie fasi dei documenti (Offerta, Contratto, Ordine, DDT, Fattura) dal CRUSCOTTO documenti. 

Analitica : PROGETTI

Un modulo, unico nel suo genere, che consente la gestione di tutte le fasi dei progetti finanziati e non:Bando: acquisizione dei dati del progetto con piano finanziario, vincoli, condizioni, direttive generali per la pianificazione.

Ripartizione dei costi imputati nei documenti direttamente dagli stessi sui progetti e relativi piani finanziari (anche con modelli predefiniti) - Gestione a vari livelli di automatismo, delle spese generali ripartibili sui progetti attivi nel periodo. Rendicontazione dei costi ripartiti, Monitoraggio e verifica ispettiva.

Progetti PIANIFICAZIONE  :  inserimento dei costi per le attività e le risorse previste nel progetto. La pianificazione in base al Piano Finanziario del progetto con più simulazioni, gestione dell'ammesso con più storni. Pianificazione di massima (presentazione) e dettagliata (Ammesso e prima di avvio del prg) con l'utilizzo del magazzino merce e servizi e relativi Fornitori/risorse tramite gli Indicatori

Progetti ATTIVITA' : Attività con Gantt ( Risorse, durata, lavoro in pianificazione e a consuntivo).

Progetti FORMAZIONE  :  Un sottomodulo dei Progetti da utilizzare ove questi prevedano corsi di formazione. Per ogni classe gestita, NPS dall’acquisizione delle presenze e attività sia dei docenti che degli allievi, elabora periodicamente le competenze, emette avvisi di parcella e/o fatture che contabilizza e ripartisce sui progetti e sulle classi.

Progetti ONG :  Sono gestite le specifiche attività delle Organizzazioni Non Governative sia nella fase di pianificazione sia in quella di rendicontazione a più cofinanziatori anche con apporti benevoli valorizzati.

CENTRI DI COSTO e COMMESSE  :  oltre ai moduli Progetti, la contabilità analitica contiene i tradizionali moduli dei centri di Costo e Commesse I moduli ereditano la gestione estremamante dettagliata, dei Progetti, per cui si avrà, oltre alle anagrafiche dei CdC e Com, i Piani Finanziari (Struttura a 5 livelli di raggruppamento) con varie possibilità di personalizzazioni dal modulo parametri.

Progetti da più Commesse : invio di più Commesse al modulo Progetti

Sedi Decentrate NPS SD e SD Light (StudioSistemi)

I dati contabili e dei progetti nelle Imprese Sociali possono essere periodicamente inviati alla Sede Principale del gruppo per il controllo dei dati e quindi restituiti corretti. Contemporaneamente la SP acquisisce i dati contabili della SD per il consolidamento, ma anche per la gestione delle singole SD .

SERVIZI e merce :  gestione separata di merce e servizi. Listini per Tipo Cliente e Tipo articolo oltre che per prezzo tipico per CLI./FOR. Dettaglio giacenze, entrate/Uscite, prezzi, impegnato/ordinato, disponibilità per depositi. Raggruppamento a 3 livelli più uno. Prezzo base Acq. e Vend.

DONATORI e/o SOCI : Doppia possibilità di gestione (parametrizzabile sia come clienti o donatori sia come fornitori). Anagrafiche con valori periodici da incassare o pagare. Rilevazione periodica di incassi/pagamenti ed invio a PrimaNota anche con eventuale scadenziario.

Cespiti  :  I movimenti dei cespiti ammortizzabili, movimentati dal modulo ACQUISTI e/o CONTABILITA’ (prima nota), sono rilevati e gestiti a vari livelli di automatismo.

PARAMETRI : Un modulo - interfaccia tra il software e l'Utente per una piena adattabilità dello stesso in base alle specifiche esigenze.

Permessi di accesso : a Utenti e sulle varie aree (tabelle) di NPS - Un modulo sviluppato dal ns Partner StudioSistemi.com

Import. Export MS Excel : La completa gestione dell' export dati in Ms Excel e altri formati tra cui PDF, Ma è anche gestita l' importazione di dati MS Excel nelle tabelle di NPS

Utility e servizi connessi : Backup e salvataggi periodici in locale o, su richiesta, su una propria area FTP e/o sui ns server.

Gestione documentale

I documenti del ciclo passivo, inseriti in NPS (Ordini, DDT, Fatture, ma anche Contratti e relativi documenti collegati) possono essere, da scanner, archiviati in files PDF e poi richiamabili dal documento registrato.

organizzazione cartelle documenti in PDF :  Le cartelle sono raggruppate per Archivio (nome dataBase) quindi per :#

1. Acquisti (Documenti del ciclo passivo)

2. Corrispondenza (Lettere o documenti in Entrata (acquisite da scanner), Uscita e lettere circolari a più destinatari e in base ad una lettere tipo (Modello);

3. Stampe fiscali (Libro giornale e Registri IVA, oltre a Bilanci, estratti conto ecc.);

4. Documenti collegati con registrazioni di Prima Nota (acquisite da scanner);

5. Vendite (documenti del ciclo Attivo)

6. Allegati : copia files con link da percorsi diversi dalla cartella radice impostata

Documenti Circolari e Stampa unione

Una Lettera circolare a più Utenti (archivio di NPS) potrà essere archiviata in un Modello da richiamare per poi collegare a più archivi.

Il documento in PDF (con in indirizzo i vari destinatari) potrà essere direttamente inviato come eMail oppure stampato per altri utilizzi.

Potrà inoltre, essse creato un documento per ogni destinatario con i dettagli Mittente ( personalizzato ).

Notare che in Documenti E.U. possiamo scrivere la lettera con un piccolo elaboratore di testi NPW. 

Documenti circolari in base ai MODELLI

La scheda "Documenti EU" se si attiva la spunta su "Modello" si trasforma nella scheda "Anagrafica Modelli" da cui è possibile inserire un nuovo Modello o modificare quelli esistenti.

Notare che il protocollo di entrata o uscita è disattivato, infatti il Modello consente solo di specificare i "Destinatari" , per farlo, dopo avere salvato il modello, agire sull' icona che apre la scheda "Documenti circolari" da cui è possibile selezionare i destinatari dei Documenti in Uscita creati in base al modello.

Documenti circolari (scelta dei Destinatari legati ad un Modello)

Dal Modello salvato o da uno già esistente, con click sull' icona apre la scheda "Documenti circolari" da cui è possibile selezionare i destinatari dei Documenti in Uscita creati in base al modello.

Dalla scheda possiamo filtrare una o più tipi di Anagrafiche (destinatari) e selezionare o deselezionare sia per Gruppi sia singolarmente.

La selezione per Gruppi presuppone che vi sia uno o più campi trascinati in alto a sx (Drag a column ...). 

ad un modulo di scambio dati tra NPS e Nps LWEB.

Eventuali altre implementazioni - moduli, saranno sviluppati in collaborazione con gli Utenti con varie forme di collaborazione o semplicemente con Commesse. 

SERVIZI e Consulenze

Servizi Innovativi unitamente ai suoi Partners e agli stessi Utenti, costituiscono una rete in cui collaborano a vari livelli di competenza, alla soluzione dei vari problemi che si presentano con l'implementazione e l'utilizzo del Sistema NPS.

o Analisi e implementazione di moduli specifici e/o soluzioni che non hanno una risposta

o Adattamento alle specifiche esigenze con l'utilizzo dei PARAMETRI presenti

o Formazione dei formatori (OnLine)

o Accompagnamento degli Utenti nella fase di avvio del software

o verifiche periodiche

o manutenzione degli archivi ed eventuale salvataggio dei dati nella propria cartella FTP

o Sincronizzazione dati di NPS con la propria area FTP

o Scambio dati Sedi Decetrate anche tramite l'area FTP

o Controllo remoto PC sedi decentrate ed eventuali Meeting con più Utenti

o Organizzazione scambio dati tra Utenti (DOCS Google)

Il Sistema NPS si rivolge principalmente ad una fascia di Utenti medio alta, anche se è utilizzato da piccole Associazioni con meno di cinque persone nell' amministrazione.

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Servizi Innovativi è una Sofware House che, insieme ad altre aziende (Partner) e con la collaborazione degli stessi Utenti, ha realizzato in questi ultimi 15 anni  un software unico, ora Sistema,   Il Sistema NPS   -  

Storia e tipo di approccio :  20 anni fa un piccolo gruppo di professionisti, durante la realizzazione di un importante progetto di formazione multiregionale, hanno rilevato il tipo di organizzazione delle Associazioni italiane (poi confermato dalla realtà) e le relative esigenze : 

• gestione dei progetti con modelli di Excel, anche molto elaborati, ma certamente slegati dal Sistema Informativo Aziendale.
• Il SIA era un gestionale per le PMI, adattato alle esigenze delle Associazioni, che rimaneva uno strumentoper le PMI che al massimo gestiva i Centri di Costo con cui poi si gestivano i Progetti.
• le Associazioni hanno l' esigenza di un SIA specifico con caratteristiche particolari e, per alcuni aspetti, anche più complesse delle PMI

Da queste osservazioni è partito il progetto No-Profit Solution - poi semplicemente  NPS  o  Sistema NPS  con l' Obiettivo di  Integrare e semplificare le esigenze di pianificazione, gestione e rendicontazione dei Progetti sia piccoli sia grandi e complessi e rendere in ogni momento disponibili i dati di rendicontazione, verifica e controllo.

Oggi sul mercato sono presenti numerosi software simili ma la visione di integrare Contabilità e Progetti finalizzata principalmente alla rendicontazione, crediamo dopo 15 anni, sia stato un corretto approccio. 

Scelte tecniche

Un Motore robusto : MS SQL e un supporto tecnico adeguato (risorse con certificazione Microsoft sia per l'azienda capo fila sia per alcuni tecnici ) 

La progettazione del modulo Contabilità (che è il cuore del SIA) è stata fatta tenendo conto degli Obiettivi e dei moduli ad esso collegati sia contabili (cicli Attivo e Passivo, merce e servizi, ecc.) sia di analitica con varie specializzazioni (Progetti, progetti di Formazione, Attività e gestione Risorse oltre a CdC e Commesse.

Caratteristiche e obiettivi del prodotto :

abbiamo preso vari strumenti, tipici delle grandi aziende e li abbiamo resi "essenziali" ma integrati nel SIA.  Naturalmente si è partiti dai prodotti da tutti utilizzati, MS Office in particolare Outlook, Excel e Word;

Ci si è ispirati a MS Project per la gestione dei progetti attività;

partendo dal prodotto finale della gestione Paghe e stipendi, abbiamo realizzato il modulo Cedolini.

Dalle scadenze si è collegato il Flusso di cassa sia contabile sia di progetto con un legame tridimensionale.

Il tutto con un alto grado di semplicità di utilizzo, cosi come insegna Microsoft con Excel, prodotto installa e usa per le cose essenziali che servono;  poi con l'utilizzo, si scoprono sempre nuove funzionalità in una formazione continua supportata da un Help sempre aggiornato e dai contenuti "essenziali" e multimediali anche online.

Come è stato realizzato :

Servizi Innovativi, StudioSistemi e, spesso, anche alcuni Utenti hanno creato il software "No profit Solution" che inizialmente e volutamente, è stato proposto a pochissime Associazioni che hanno manifestato interesse al progetto (quando ancora non era un prodotto) avviando una collaborazione on-line.

Negli anni il software ha avuto una crescita esponenziale proprio grazie a questo tipo di approccio, si può dire che il prodotto è cresciuto con la stretta collaborazione degli stessi utenti;

in sostanza gli utenti ci suggerivano le funzionalità, Servizi Innovativi ed i Partners hanno realizzato l' analisi e lo sviluppo del software; gli Utenti il test così via. 

Abbiamo fatto due fiere del settore nel lonrano 2000 : Civitas Padova e Terra Futura Firenze, dove abbiamo conosciuto due partners, Studiosistemi.com Srl Padova e Marco Caiella Perugia, con questi due partner abbiamo stretto un collaborazione sempre crescente sia per la distribuzione sia per la realizzazione di alcune parti del software, sono poi trascorsi 15 anni.  

In questi anni questo tipo di organizzazione non è cambiato ma si è consolidato e siamo convinti di mantenerlo per gli anni futuri:

coinvolgere gli Utenti nella crescita del prodotto software dando loro in cambio un prodotto realizzato in base alle loro specifiche esigenze ad un prezzo molto contenuto;

la diffusione del prodotto e stata realizzata utilizzando il "tam-tam", cioè sono stati gli stessi Utenti a presentarci nuove aziende che a sua volta hanno iniziato a collaborare con noi.

Al progetto iniziale "NoProfit Solution" si sono aggiunti i nuovi moduli, prodotti anche dai partners e tutti integrati tra di loro, nel 2007 il software si è trasformato in un sistema per la gestione dei progetti integrato con la gestione contabile delle associazioni,il Sistema NPS.

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Nello specifico Studiosistemi.com srl ha realizzato un modulo per la gestione delle sedi decentrate; il modulo per la gestione dei permessi di accesso degli utenti; vari moduli per la gestione della formazione di ordini professionali via Web, oltre alla quasi giornaliera rilevazione di Bug o nuove implementazioni al prodotto NPS, infine ha realizzato PLAY, un prodotto per la gestione delle donazioni. 

Ogni azienda partners mantiene la proprietà del prodotto sviluppato ed il gruppo, che di fatto si è realizzato, è tenuto insieme in maniera salda dal "Sistema NPS", 14 anni di collaborazione sempre in crescita ne sono la prova evidente.

Poche piccole aziende hanno realizzato un Grande prodotto, oggi presente in Italia ed in oltre 15 sedi ONG all'estero (tradotto in inglese).

I ns Partners :  StudioSistemi.com srl   (Padova) (Partner da 15 anni che a sua volta lavora con propri Partner) Referente : Andrea Ochs 049 8601461 - 3292996640 Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.