Sistema NPS

La gestione dei PROGETTI integrata con la Contabilità

Controllo di gestione in contabilità e analitica

Sistema NPS

Il controllo di gestione nel Sistema NPS è il focus del "sistema" e può essere fatto a vari livelli tutti con budget di previsione, impegnato e consuntivo Budget contabile - sui conti di costo e ricavo (ma anche patrimoniali) ... Tutto

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RISORSE : Pianificato, Impegnato, Consuntivo

Sistema NPS

La PIANIFICAZIONE o budget (1) potrà utilizzale gli INDICATORI (2). In questo caso il valore dei conti (4) che utilizzano gli Indicatori, sarà calcolato utilizzando le RISORSE o i Fornitori e i relativi Servizi &... Tutto

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Risorse e Fornitori : pianificazione di massima e analitica

Sistema NPS

Pianificazione di massima - finalizzata alla presentazione del progetto In anagrafica progetto si inserisce il piano finanziario su cui poi si dovrà rendicontare Sui conti del P.F. si inseriscono le previsioni di spesa, utilizzando strumenti a vari t...ipo di dettaglio (sintetica ed analitica). Una nota potrà essere inserita per ogni conto del P.F. Pianificazione dettagliata - finalizzata alla realizzazione del progetto o di una parte prima di iniziare il progetto, si riprende il budget ammesso e per ogni conto del P.F. realizzato con una pianificazione sintetica, si inseriscono una serie di dettagli a vari livelli di analisi (Fornitori, Risorse, merci e/o servizi generici o specifici). Ogni conto del P.F. avrà un referente o un responsabile di progetto. Il progetto può ora iniziare e da questa fase potrà essere creato il ciclo Passivo : Contratti, Ordini a Fornitore e/o Risorse (dipendenti, consulenti, collaboratori a vario titolo). Fornitori e Risorse : GRUPPO e AREE come detto, La Pianificazione potrà prevedere le Le Risorse e/o i Fornitori con relativi Servizi o Merce e loro Quantità, Tempi di realizzazione ecc. Queste informazioni saranno inserite in più fasi e a vari livelli di dettaglio : Pianificazione di Massima : in questa fase non si conosce il Fornitore o la Risorsa Specifica, pertanto sarà inserito in base al gruppo o specializzazione. Pianificazione dettagliata del primo periodo : Ad inizio PRG si esplode per un primo periodo parte del pianificato di cui al .1 specificando quelli che sono le risorse o fornitori specifici che operano nell'area geografica del prg. (agganciare con i rendiconti?). pianificazione dettagliata 2 periodo : ad inizio del 2° periodo come al punto precedente - pianificazione periodo N Nella nuova pianificazione di massima avremo le seguenti colonne: Fornitore o Risorsa definita da un Gruppo - Uno stesso gruppo comprenderà sia Fornitori sia risorse. Articoli per Servizi e o Merce gestite dal Gruppo prima scelto, seguono i campi Unità, Unità di Misura, Quantità, Valore Unitario e Costo. La seconda fase e quelle successive, per i periodi in cui è stato diviso il progetto, partendo dall'Area operativa, i Gruppi di Fornitori e Risorse con Servizi e Merce, saranno dettagliati in fornitori e risorse specifiche. dalla sintesi sarà creata l'analisi cioè il dettaglio che poi avvierà il Ciclo Passivo con Contratti, Ordini e, in fase di realizzazione, Fatture e movimento di Prima nota già ripartito in analitica sul Progetto e sul Piano Finanziario Premesso che La Pianificazione prevede le Le Risorse e/o i Fornitori con relativi Servizi o Merce e loro Quantità, Tempi di realizzazione ecc. tuttavia queste informazioni saranno inserite in più fasi e a vari livelli di dettaglio : .1 - Pianificazione di Massima : non si conosce il Fornitore o la Risorsa Specifica, pertanto sarà inserito in base al gruppo o specializzazione. (l'area geografica è definita nell'ana del progetto è sarà agganciata successivamente nella pianif dettagliata.) (Nelle ana cli/for/ris/doc inserire vicino alla specializzazione anche una tabella con le aree geografiche operative.) .2 - pianificazione dettagliata 1 periodo : Ad inizio PRG si esplode per un primo periodo parte del pianificato di cui al .1 specificando quelli che sono le risorse o fornitori specifici che operano nell'area geografica del prg. (agganciare con i rendiconti?). .3 - pianificazione dettagliata 2 periodo : ad inizio del 2° periodo come al punto 2 .N - pianificazione periodo N Nella Pianificazione di massima con gli Indicatori ai Fornitori e/o Risorse Generiche (entrambi) si potrà associare un Servizio e/o Merce individuato come generico o nmeno che proporrà un costo dello stesso. Nella nuova della pinificazione di massima avremo le seguenti colonne: A For/Ris ---> Gruppo For. /Risorse (Uno stesso gruppo comprenderà sia Fornitori sia risorse) B Artt. ----> I Servizi e/o le Merci gestite dal Gruppo prima scelto, seguono poi i campi Unità, UM, Quantità, Val. Unitario e Costo, note - Naturalmente in questo caso non ci saranno ne Contratti, ne Ordini ecc. Inoltre ci sarà la quantità di quella risorsa generica che è stata dettagliata negli indicatori di dettaglio con la rimanenza. La seconda fase, e quelle successive, per i periodi in cui di è diviso il progetto, SAL ?, partendo dall'Area operativa, Gruppo e Servizio/Merce, esploderanno i valori della scheda Indicatori dettaglio. Attenzione : i dati della Pianificazione di massima sono in aggiunta a quelli esistenti della pianificazione di dettaglio. validazione dettagli : I Fornitori e Le Risorse da assegnare - Il Resp. di Prg, nel modificare le Risorse da Generiche a Specifiche, potrà analizzare l' Utilizzo delle Risorse (specifiche) e impegnare quelle disponibili o aggiungere altre. La proposta di Utilizzo Risorse conterrà una firma del resp. di Prg e del Resp. di tutti i Prd in Sede.Il documento dovrà essere validato online (a. PDF con firma elettronica, b. Documento firmato in PDF e allegato a SmartSheet o (.c) alla Form in NPS Web. Realizzare pertanto una vista "Utilizzo risorse per Prg" in cui per ogni mese e per tutta la durata del Prg si evidenziano le Ore disponibili, le ore impegnate, il Saldo e le ore proposte da validare. Da risorsa generica a Specifica : Utilizzo risorse disponibili Il Resp. di Prg, nel modificare le Ris. Generiche a Specifiche, potrà analizzare l' Utilizzo delle Risorse (specifiche) e impegnare quelle disponibili o aggiungerne altre. La proposta di Utilizzo Risorse conterrà una firma del resp. di Prg e del Resp. di tutti i Prd in Sede. Il documento dovrà essere validato online (a. PDF con firma elettronica, b. Documento firmato in PDF e allegato a SmartSheet o (.c) alla Form in NPS Web. Un Prg contiene un Responsabile (Risorsa) che è anche resp. delle Risorse a lui collegate. Le risorse Generiche contengono una Categoria o Specializzazione a cui appartengono Le Risorse Specifiche (Nome e Cognome) appartengono ad una Categoria o Specializzazione Quindi la pianificazione di massima conterrà le risorse generiche e la pianificazione definitiva, delle Ris. generiche, dettaglierà quelle specifiche; in altre parole, ogni risorsa generica dovrà essere dettagliata in una o piu Ris. specifiche tra quelle proposte o in aggiunta; Questo dettaglio (variazione da Ris. generica a specifica) potra essere fatto dal Resp. di Prg ad inizio progetto o anche durante la gestione. Nel campo Qualifica Risorse modificare i seguenti valori: 1) Dirigente in Prg RESP e Impeg. Tecnico in Prg COORD. 2) Definire prima categorie e/o specializzazioni (previste da completare). 3) Definire una risorsa generica che appartiene ad una categoria e/o specializzazione. 4) Inserire una risorse specifica che appartiene ad una generica dalla quale eredita la categoria e/o specializzazione. Però è possibile anche dire cha la ris specifica appartiene ad un tipo generico ma con una specializzazione diversa Tutto

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I DOCUMENTI nel Sistema NPS

Gestione DOCUMENTI

I documenti, mentre si registrano in contabilità o nel ciclo passivo, possono essere trasformati in PDF da un mini scanner "a portata di mouse"

l'operazione è veloce, basta un click e molto utile.

Quante volte si ha la necessità di vedere un documento registrato ? fatture di acquisto, versamenti, F24, ecc. sono sempre disponibili, basta cercare il movimento in prima nota e leggere il PDF allegato.

L'utilità è enorme nelle verifiche contabili e nei rendiconti, in questo caso dal prospetto dei rendiconti presentati, in sede di verifica i documenti ripartiti su progetti sono immediatamente visualizzabili.

Anche i collaboratori fuori sede possono, dal web, inserire in una form i dati di un documentoallegando il PDF che poi NPS acquisisce in contabilità.

Ogni documento dell'azienda che contiene dati del sistema informativo NPS, può essere gestito; dalla semplice lettera al fornitore, collaboratore, ente, alla stampa unione di un modello di documento a più destinatari del ns archivio.

Nel ciclo passivo, registrando un documento, lo si può anche scansionare e archiviare per richiamarlo quando serve. Una cosa simile si può fare anche da collaboratori all'esterno che non hanno installato NPS, i dati saranno inseriti in moduli resi disponibili sul web compresi i file pdf o zip registrati.

Nel ciclo attivo, contratti, ordini fatture e infine Prima nota ripartita in analitica su progetti, il sistema crea i documenti in pdf che vengono archiviati e collegati alla registrazione. Gli stessi possono essere condivisi e/o inviati per email con un solo click.

HELP gestione Documenti - Presentazione Flash

In dettaglio,

La Corrispondenza dell'azienda: Lettere in entrata e uscita, documenti circolari a più destinatari, in base a lettere tipo (Modello), consente di utilizzare gli archivi di NPS (anagrafiche, ciclo attivo e passivo, prima nota, ecc.) per creare, archiviare e inviare ogni tipo di documento (email, posta normale o online, ecc.)

I documenti inviati e ricevuti sono organizzati in cartelle condivisibili : Corrispondenza, Lettere o documenti in Entrata e Uscita, Acquisti (Documenti del ciclo passivo), Stampe fiscali (Libro giornale e Registri IVA, oltre a Bilanci, estratti conto ecc.); Documenti collegati con registrazioni di Prima Nota (acquisite da scanner); Vendite (documenti del ciclo Attivo), Allegati : copia files con link da percorsi diversi dalla cartella radice impostata

La scansione dei documenti registrati in NPS (ciclo passivo : Ordini, DDT, fatture ma anche contratti ) sono gestiti nella registrazione per essere visualizzati su richiesta.

I documenti del ciclo attivo (Offerta, Ordine, Fattura o Contratto con i relativi allegati) sono archiviati in PDF e collegati alla registrazione

1. Acquisti (Documenti del ciclo passivo)

Contratti : la scheda contiene i campi gestiti da NPS con il riepilogo degli Ordini e delle Fatture, il Contratto sottoscritto con il Fornitore può essere archiviato da scanner con un solo click, il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Contratti" nel percorso predefinito.

Ordini a Fornitori : oltre ai dati della scheda NPS potrà essere salvato eventuale documento allegato (acquisito da scanner), il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Ordini For." nel percorso predefinito.

Fatture ricevute : dopo la registrazione sia in "Acquisti" sia in "Prima Nota" il documento sarà acquisito e archiviato da scanner, nella Cartella "Fatture" nel percorso predefinito.

2. Lettere o documenti in Entrata - Uscita e lettere circolari a più destinatari e in base ad un Modello. Protocollo anche per PRG e P.formativo ;

Corrispondenza in Entrata potrà essere acquisita dallo scanner con attribuzione del protocollo in Entrata , Da (Archivio), data documento e ricezione, oggetto.

La corrispondenza in Uscita potrà essere realizzata con l'utilizzo delle anagrafiche di NPS e poi inviata a stampante o, in PDF, a eMail.

Con l' inserimento del testo nei campi : Oggetto, riferimento, firma e corpo della lettera (compreso formattazione); quindi archiviazione in PDF e invio a stampante, eMail con relativi allegati

3. Stampe fiscali (Libro giornale e Registri IVA, oltre a Bilanci, estratti conto ecc.); Le stampe fiscali di Libro giornale e Registri IVA potranno essere salvate in PDF nelle rispettive Cartelle nel percorso predefinito.

4. Documenti collegati con registrazioni di Prima Nota (acquisite da scanner); dopo la registrazione in "Prima Nota" il documento sarà acquisito da scanner, il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "prima Nota" nel percorso predefinito con Nr. protocollo o, in mancanza, Nr. Riferimento e data registrazione.

5. Vendite (documenti del ciclo Attivo)

Contratti : la scheda contiene i campi gestiti da NPS con il riepilogo degli Ordini e delle Fatture, il Contratto sottoscritto con il Cliente può essere archiviato da scanner con un solo click, il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Contratti" nel percorso predefinito.

Offerte a Clienti : oltre ai dati della scheda NPS potrà essere salvato eventuale documento allegato (acquisito da scanner), il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Offerte Cli." nel percorso predefinito.

Ordini a Clienti : oltre ai dati della scheda NPS potrà essere salvato eventuale documento allegato (acquisito da scanner), il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Offerte Cli" nel percorso predefinito.

Fatture emesse : dopo la registrazione sia in "Acquisti" sia in "Prima Nota" eventuale allegato al documento sarà acquisito e archiviato da scanner, il file in PDF sarà archiviato nella Cartella "Fatture" nel percorso predefinito.

Documenti Circolari e Stampa unione

Una Lettera circolare a più Utenti (archivio di NPS) potrà essere archiviata in un Modello da richiamare per poi collegare a più archivi. Il documento in PDF (con in indirizzo i vari destinatari) potrà essere direttamente inviato come eMail oppure stampato per altri utilizzi.

Potrà inoltre, essere creato un documento per ogni destinatario con i dettagli Mittente ( personalizzato ). Notare che in Documenti E.U. possiamo scrivere la lettera con l' elaboratore di testi NPW.

Documenti circolari in base ai MODELLI

In "Documenti EU" se si attiva la spunta su "Modello" , è possibile inserire un nuovo Modello o modificare quelli esistenti.

Notare che il protocollo di entrata o uscita è disattivato, infatti il Modello consente solo di specificare i "Destinatari" , per farlo, dopo avere salvato il modello, agire sull' icona che apre la scheda "Documenti circolari" da cui è possibile selezionare i destinatari dei Documenti in Uscita.

Dal Modello salvato o da uno già esistente, con click sull' icona apre la scheda "Documenti circolari" da cui è possibile selezionare i destinatari dei Documenti in Uscita.

Dalla scheda possiamo filtrare una o più tipi di Anagrafiche (destinatari) e selezionare o deselezionare sia per Gruppi sia singolarmente.

La selezione per Gruppi presuppone che vi sia uno o più campi trascinati in alto a sx (Drag a column ...).

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Sistema NPS : un nuovo modo di gestire i PROGETTI

Sistema NPS

Un nuovo modo di pianificare a vari livelli di dettaglio :

Pianificazione - Contabilità - Consuntivo : La pianificazione potrà essere fatta a vari livelli, semplicemente inserendo i costi previsti oppure calcolati utilizzando gli archivi Risorse/Fornitori e i servizi o le merci, quindi utilizzando gli Indicatori .

Gli Indicatori consentono di gestire Cosa, Quando e per Quanto tempo, ma anche Chi, con che Cosa e a quale Costo.avviando i Cicli Passivo e Attivo (Contratti a For. Ris. e Clienti, quindi Ordini seguite da Fatture e infine PNota.

La Prima Nota, infine aggiornerà il Pianificato per la parte di Consuntivo.

Una nuova gestione delle RISORSE (dipendenti e Collaboratori) :

Gli Indicatori creeranno i Contratti a Fornitori e Risorse con gli Ordini e le informazioni di analitica Progetti e/o Centri di Costo e/o Commesse, ossia il budget e l'impegnato.

Le fatture o i cedolini aggiorneranno il consuntivi con la prima nota.

Ancora,

le informazioni degli indicatori aggiorneranno una vista (tabella) collegata con un modello di documento, la stampa unione creerà il documento contratto.

Infine un centro di costo riepilogherà per ogni anno e mese sia le risorse sia i progetti cui sono stati impegnati , con budget, impegnato e consuntivo.

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LA PIANIFICAZIONE IN TRE FASI

Sistema NPS

1. SINTETICA : Pianificato: Da Anagrafica PRG, o dalla sch. Pianificazione, o dalla scheda Budget, si inserisce la pianificazione sintetica di progetto da presentare all' Ente gestore del progetto. Per ogni conto del Piano Finanziario si inserisce il Budget o Costo previsto. (quanto costerà )

2. DETTAGLIO generico : Prg Ammesso (Quale Tipo di fornotore o risorsa, Quanto (ore, giorni, costo unitario e totale) dopo l'approvazione e prima dell'inizio del progetto, la pianificazione sintetica viene trasformata in pianificazione dettagliata utilizzando gli Indicatori In questa fare possiamo inserire Fornitori e Risorse GENERICHE ossia il tipo (operai, docenti, progettisti, ecc.)

3. DETTAGLIO specifico : Prg in corso di esecuzione. (CHI : for. o risorsa - Quanto, Costo ) Fornitori e Risorse SPECIFICHE con il Cognome e Nome o Ragione sociale. Gli indicatori creano un Contratto per ogni Fornitore, Docente, risorsa e relativo Ordine. Nel caso si vogliono raggruppare più progetti per il Fornitore/Risorsa, si crea un Ordine collegato ad un contratto per ogni Risorsa o Fornitore. Quindi le informazioni di analitica saranno poi solo sugli Ordini. dettaglio

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RISORSE : Pianificato, Impegnato, Consuntivo

Risorse e Fornitori : pianificazione di massima e analitica

I DOCUMENTI nel Sistema NPS

Sistema NPS : un nuovo modo di gestire i PROGETTI

LA PIANIFICAZIONE IN TRE FASI

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