Contabilità Analitica - sintesi vari tipi e caratteristiche
PREMESSA
La contabilità generale si basa sul piano dei conti dandoci le informazioni di gestione, appunto contabile.
Spesso il piano dei conti è strutturato sia con conti puramente contabili sia su conti di riepilogo per quelli collegati con le anagrafiche gestite. vedi Struttura PdC
In questo caso la contabilità generale ci darà le informazioni in base al Piano dei Conti e quindi per le anagrafiche Clienti e Fornitori, oltre ai dati del conto di riepilogo (conto economico o situazione patrimoniale, estratti conto, ecc.), anche quelli relativi ad ogni singolo Cliente o Fornitore.
Alcuni conti contabili, inoltre, possono essere collegati a modili di dettaglio come il Magazzino per merce e/o servizi e ai Cespiti ammortizzabili, in questo caso oltre ai conti contabili si avrà il dettaglio degli articoli del magazzino (quantità, movimenti, valore, ecc.) e dei cespiti ammortizzabili.
Contabilità ANALITICA
In modo analogo la contabilità analitica estende le informazioni della contabilità generale con informazioni di vario tipo; quella più diffusa è costituita dai Centri di Costo e Ricavo e dalle Commesse, è stata poi aggiunta la contabilità analitica per Progetti (di vario tipo) e la contabilità industriale, infine la contabilità analitica per Attività.
Analizziamo le singole caratteristiche precisando che un tipo di gestione non esclude l'altro, poichè le informazioni sono diverse, se gestite, possono interagire.
Precisiamo che i vari tipi di analitica possono essere gestiti semplicemente con il codice o con vari livelli di dettaglio (piano finanziario o struttura).
La gestione, così come per la contabilità generale, potrà essere organizzata sia per la previsione ad inizio anno ( budget ), sia per il consuntivo alla data di rilevazione. Naturalmente poi si avranno vari tipi di analisi.
Centri di Costo e Ricavo
I Costi e i Ricavi sono esplosi nele dettaglio dei Centri gestiti, l' azienda viene suddivisa in varie parti sia per i costi sia per i ricavi e i movimenti contabili sono ad essi ripartiti.
Se dividiamo l'azienda nei centri Amministrazione, Produzione e Distribuzione la fattura del telefono la possiamo imputare ad uno di essi o per quota parte a tutti.
La contabilità generale ci darà l'informazione del costo (totale fattura), l'analitica per C. di Costo le quote imputate ad essi nell' anno di riferimento così come i Costi e i Ricavi del Conto economico.
Commesse
Un incarico o contratto con un Cliente o Ente, che inizia (dalla data) e finisce (alla data) comprendendo anche anni diversi, potrà inglobare tutti i costi e ricavi relativi.
Il budget ci dirà il costo e il ricavo previsto, il consuntivo quelli sostenuti per la commessa nel periodo dall'inizio alla fine.
Il budget ci darà gli elementi per fare l'offerta (avvio ciclo attivo), i consuntivo i risultati ottenuti (ciclo passivo)
Progetti
Un misto tra CdC (divisione in conti o Piano finanziario su cui rendicontare all'Ente gestore) e Commesse (durata dal progetto dalla data di inizio a quella di fine, indipendentemente dal periodo contabile) con l'aggiunta che il rendiconto non è interno all'azienda, ma esterno all' Ente gestore del progetto, è la contabilità analitica per Progetto.
In questo caso la suddivisione per vari conti (Piano Finanziario) è d'obbligo, anzi lo stesso deve essere personalizzato in base all'Ente gestore.
Progetti di Formazione
Se il progetto è per una attività formativa, oltre alla struttura del Piano Finanziario, l'analisi dovrà essere estesa alla struttura dei Corsi, alle aule, alle sezioni, ai moduli, ecc. (Piano Formativo).
Il pianificato ed il consuntivo, per la durata del progetto, dovrà darci le informazioni in base al piano finanziario e al piano formativo.
Progetti ONG
I progetti, oltre all'ente finanziatore e alla associazione o azienda che lo attua, potrà avere altri soggetti che a vario titolo partecipano (cofinanziatori). La durata del progetto, inoltre, potrà essere suddivisa in vari periodi (annualità).
Questo tipo di analitica di solito è utilizzata dalle ONG.
Progetti ATTIVITA'
Tutti i tipi di contabilità analitica descritti sopra, sono organizzati per codice e per eventuale struttura, questo tipo di organizzazione è finalizzata a raccogliere dati e restituire elaborati simili (di dettaglio) a quelli contabili, ma per quanto attiene tutti i tipi di analitica per progetti, analizziamo un aspetto fondamentale.
I progetti sono un insieme di Attività che
1. sono realizzate con Risorse (umane e/o materiali (merce e/o servizi)) (chi e cosa)
2. ha una data di inizio e fine (quando)
3. ha una durata e un lavoro (per quanto tempo)
4. hanno un costo
La contabilità analitica per Attività analizza queste informazioni e li restituisce, inoltre, a quella dei Progetti (piano finanziario).
Nota : Si è voluto dare uno schema di sintesi dei vari tipi di contabilità analitica precisando che tutti possono essere gestiti contemporaneamente e dare risposte a diverse esigenze di gestione, si invita al capitolo "Contabilita analitica" del manuale online.
Dettaglio PROGETTI
Uno strumento unico per Associazioni medio-grandi, ONG, Fondazioni, Enti, Cooperative e in generale a tutte le PIMS (Piccole e Medie Imprese Sociali) per la gestione integrata di:
- Progetti : pianificazione, ripartizioni, rendicontazioni anche di FORMAZIONE e per ATTIVITA'
• Contabilità analitica per Centri di Costo e Commesse con relativi conti gestiti sia in pianificazione sia a consuntivo
• Movimenti Commerciali (fiscali), istituzionali e promiscui oltre che previsionali
• Automatismi evoluti per la completa adattabilità alle specifiche esigenze dell'azienda
Le tecniche di gestione e controllo usate normalmente dalle grandi aziende, nel Sistema NPS sono state rese semplici per le PIMS e PMI.
Progetti : Pianificazione e gestione
PMI e PIMS - Enti, Associazioni, ONG, Fondazioni, Cooperative, società di servizi o di formazione, possono gestire la pianificazione e/o i budget dei progetti con questo software innovativo che, utilizzando tecniche di project management opportunamente semplificate, ha reso semplice una gestione complessa usata normalmente dalle grandi aziende.
Ogni Progetto, ha associato un piano finanziario ed eventualmente anche le ATTIVITA' e, se Prg di Formazione, un piano formativo.
Attraverso varie simulazioni, si effettua la pianificazione e/o il budget previsionale per il piano finanziario del progetto e/o per le ATTIVITA'
Dalla normale gestione è possibile ripartire le singole righe dei movimenti contabili sui progetti e/o Attività, anche con modelli predefiniti, questo potrà essere fatto anche da un documento del ciclo Passivo o Attivi (Ordini, Contratti, Fatture anche previsionali).
In particolare, consente di pianificare anche Fornitori e Risorse con merce/servizi anche per tempi e quantità, oltre che per valore; dopo l'approvazione, potranno essere generati i Contratti e gli Ordini per i Fornitori e le Risorse pianificate; questi erediteranno il progetto ed il piano finanziario, per cui il documento finale, la prima nota, sarà già ripartita per come pianificato.
Pianificazione per ATTIVITA' con cronogramma o Gantt :
a pianificazione per ATTIVITA' relazionate con il piano finanziario, con controllo dal GANTT o cronogramma. Cosa fare, con chi e che cosa, quando e come, a tutte queste domande il Sistema NPS ha una risposta sia sul pianificato sia a consuntivo dalla contabilità (prima nota : fatture, ricevute, stipendi anche di collaboratori).
Cofinanziatori e annualità (pianificazione per obiettivi) : Per progetti con più finanziatori e annualità gestiti sia in fase di pianificazione che gestione (ripartizione e rendicontazioni).
Sedi DECENTRATE : le sedi Decentrate sono collegate off line con funzioni periodiche di invio, ricezione, controllo e restituzione dei dati contabili e di progetto con la gestione dei dettagli contabli, oltre che di Clienti e Fornitori, di : Sedi decentrate, RISORSE, ENTI e mandati di pagamento/incasso di ogni progetto.
Progetti di formazione :
Pianificazione del progetto formativo di risorse (docenti e collaboratori) e relative ore per dettaglio piano formativo, con fogli presenze sia pianificate sia rilevate a consuntivo con riepilogo ore per risorse e creazione di fatture ricevute o ore effettuate per piano formativo ripartite su stipendi e relativa prima nota.
Infine, dalla rilevazione delle presenze giornaliere, NPS effettua senza alcun intervento manuale, le seguenti operazioni:
a. il calcolo e la stampa degli avvisi di parcella pro-forma e definitivi,
b. le ripartizioni sui progetti (conti piano finanziario e piano formativo)
c. le gestioni successive (parcella, contabilizzazione con scadenziario fornitori ed erario, ecc.)
Progetti formativi : parametri
Ogni risorsa esterna è associata ai progetti in cui effettua le prestazioni, al conto del piano finanziario ed alle classi virtuali del piano formativo. Le presenze, periodicamente accumulate, generano i movimenti e le ripartizioni analitiche con un elevato grado di automatismo. Dalla rilevazione giornaliera delle presenze al documento provvisorio e poi definitivo, inviato dal professionista, tutto è già contabilizzato, anche con scadenze/pagamenti/….., già ripartito sui progetti e persino sulle singole classi (piano formativo).
Naturalmente la contabilità analitica di NPS gestisce i Centri di Costo e le Commesse con i relativi piani dei CdC e delle Commesse.
Semplicità d’uso : In N P S tutto è stato concepito per essere user friendly: L'interfaccia grafica, semplice e intuitiva, gli automatismi che liberano l'utente delle operazioni ripetitive, i report dinamici. Le finestre sono state semplificate e schematizzate al massimo per consentire un'immissione veloce dei dati, curando i dettagli e con una elevata analisi.
